Heute hatte ich eine längere Skype-Diskussion mit einem chinesischen Manager, der für ein US-Unternehmen in China arbeitet. Es ging darum, wie ausländische Unternehmen das lokale Management kontrollieren.

Er meinte hier einen grundsätzlichen Unterschied in der Philosophie von US- und europäischen Unternehmen, die in China investieren, festgestellt zu haben. Während es für US-Unternehmen meistens selbstverständlich sei, ihre eigenen Controlling-Maßnahmen auf China zu übertragen, kenne er einige europäische Unternehmen, bei denen sich sogar der lokale Manager über den Vertrauensvorschuss gewundert habe, insbesondere wird von vielen westlichen Investoren die Bedeutung des Firmenstempels unterschätzt. Ein weiterer Fehler ist, Kontrollmaßnahmen nach einiger Zeit schleifen zu lassen.

Hier mal einige grundlegende Maßnahmen, die auch kleine Unternehmen einhalten sollten (selbst wenn es auch finanziell einen Zusatzaufwand bedeutet)

  • genauer Background-Check des lokalen CEO bei der Einstellung.
  • Legal Represantative der WFOE kann zu Beginn immer noch jemand in der Muttergesellschaft sein (normalerweise ist der “Chairman of the Board”), der dann regelmäßig nach China fliegt, während der General Manager vor Ort eben für das Tagesgeschäft zuständig ist
  • unangekündigte Kontrollen vor Ort
  • Klare Richtlinien für die Barkasse. Lieferanten per Überweisung bezahlen, soweit wie möglich. Die Barkasse so gering wie möglich halten
  • Genau festlegen, wer welche Beträge genehmigen und ausgeben darf
  • Berichtswesen einführen (z.B.Buchhaltung/Steuererklärungen zweisprachig, englisch, chinesisch)
  • regelmäßige Reports an das Board

Stempelmanagement in China

Hört sich komisch an, ist aber in China extrem wichtig.  Die Bedeutung des Firmenstempels kann gar nicht unterschätzt werden. Man macht sie nicht einfach selbst, sondern beantragt die Herstellung beim Public Security Bureau(公安局). Es gibt verschiedene Stempel:

  • Company Chop: Ein runder Stempel, mit dem Firmennamen eingraviert. Jedes Unternehmen erhält nur einen Firmenstempel. Alle wichtigen Dokumente und Vorgänge benötigen den Firmenstempel (Änderung von Firmendokumenten wie Business Scope, Firmenname …, Eröffnung eines Bankkontos,
  • Name Chop: Mit dem Namen des Legal Represantative, wird bei der Administration of Industry and Commerce registriert und gilt auch als Unterschrift des Legal Represantative des Unternehmens, oft in Verbindung mit dem Company Chop
  • Finanzstempel: Wird normalerweise verwendet, wenn man Zahlungen veranlasst (Scheck, Fa Piao).
  • Human Resource Stamp: Wird verwendet beim Unterzeichnen von Arbeitsverträgen oder beim abstempeln von Dokumente, die notwendig sind, um ein Arbeitsverhältnis zu registrieren
  • Contract Stamp: Wird verwendet um Verträge im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen abzustempeln
  • Import und Export Stempel

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Gebrauch verschiedener Stempel zu kontrollieren. Die Stempel sollten im Safe aufbewahrt werden. Auch sollte dem Management klar sein, welche Bedeutung die einzelnen Stempel haben, welche Dokumente und Verträge mit welchem Stempel versehen werden. Der Gebrauch der Stempel sollte im Idealfall auch dokumentiert sein.

Der Business Stamp kann vom CEO aufbewahrt werden, der Financial Stamp von der Steuerberatung, der Name Chop

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